מהי חתימה דיגיטלית?
החתימה הדיגיטלית היא חתימה אלקטרונית הנמצאת על מסמך ממוחשב. היא מציגה ומאמתת בפני מקבל המסמך את זהות השולח, שעת השליחה ואת העובדה שלא בוצעו במסמך שינויים כלשהם מהרגע שהופק. החתימה מתבצעת בתהליך בו מוצפן מידע במפתח הצפנה שבבעלות מייצר החשבונית.
לאחר הפקת המסמך, תוכנו מוצפן ומאובטח באופן מקסימלי. את החתימה הדיגיטלית ניתן למצוא היום על מסמכים כמו חשבוניות המופקות בתוכנה להפקת חשבוניות דרך המייל, קבלות, דרישות תשלום ועוד.
השלבים במשלוח חתימה דיגיטלית
כשחברה מתחילה בשימוש בחתימות דיגיטליות קיימים אי אילו שינויים בהתנהלות מערכות המידע של החברה. הפקת המסמכים מתנהלת באופן שגרתי, אך כל המסמכים המופקים ממערכות המידע של החברה נשלחים לספריית מקור הנמצאת במחשב בו מותקנת מערכת החתימות הדיגיטליות.
המערכת סורקת אוטומטית את ספריית המקור, ומזהה את המסמכים החדשים שהתווספו אליה מהרגע בו בוצעה הסריקה האחרונה. היא מעבירה אותם דרך האינטרנט למערכת מקבילה אשר חותמת אותם דיגיטלית ומחזירה אותם חתומים לספריית היעד.
לאחר החזרת המסמך החתום, נפתחת באופן אוטומטי הודעה חדשה במייל עם הקובץ החתום כקובץ מצורף. מיד לאחר מכן אפשר לשלוח את המסמך במייל באופן מאובטח וחוקי.
יתרונות החתימה הדיגיטלית
מקסום יעילות ותפוקה - חיסכון בניירת ובכוח אדם, וכן קיצור תהליך חתימות המנהלים שבדרך כלל מתארך בחברות וארגונים.
חיסכון בהתנהלות ובציוד משרדי- אין צורך בקניית בולים, מעטפות, הדפסת מסמכים במדפסת המשרדית ומשלוח בדואר.
תרומה לאיכות הסביבה- הפקת חתימה דיגיטלית במסמכים ממוחשבים, תורמת מיידית לאיכות הסביבה כי כשאין שימוש בנייר לכל סוגיו, אין פסולת מיותרת.
עלולת רכישה נמוכה - עלות מערכות מחשוב, כמו מערכת להפקת חשבוניות או שרת חתימות, היא נמוכה יחסית.
המערכת מתאימה לכל חוקי המיסים בישראל - מסמכים חשבונאיים ממוחשבים וחתומים דיגיטלית גם ללקוחות וגם לספקים.
אפשרויות למשלוח חתימה דיגיטלית
בתהליך אוטומטי - ניתן להפוך את תהליך משלוח החתימה הדיגיטלית לאוטומטי עם כל יצירת מסמך חדש בחברה או בארגון.
משלוח אוטומטי במייל - כדי שהחתימה הדיגיטלית תישלח במייל באופן כזה, חייבת להיות אינטגרציה של חברת התוכנה אליה מבצעים ממשק.
מידע חשוב לפני השימוש בחתימה דיגיטלית
חברה או ארגון המעוניינים להתחיל להתנהל בעזרת חתימות דיגיטליות חייבים לידע את פקיד השומה בה מתנהל התיק שלהם.
חשבונית מקור במייל חייבת להישלח, מבחינה חוקית, רק עם חתימה דיגיטלית.
רק מסמכים שמתלווים לסחורה המסופקת ללקוח, לא יכולים להיחתם בחתימה דיגיטלית.
רואה חשבון יורם שיפר הינו מהבעלים של משרד רואי חשבון זיו שיפר ושות' הנמנה עם 20 המשרדים הגדולים בארץ (לפי סקר "דן אנד ברדסטריט"). משרד רואי חשבון המשלב מקצוענות, ידע וקידמה טכנולוגית ברמת המיחשוב והשירותים המתקדמים לרבות שירותי אינטרנט מתקדמים, כגון: שירותי ניהול חשבונות לעצמאים, תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט עבור חברות ומוסדות ציבוריים, שירותי הפקת חשבוניות במייל ועוד. התרשמו וקראו עוד באתרים: ucan2 invoice4u
